Digital aufräumen zum Jahreabschluss – Achtung Designer
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Zum Schluss wird aufgeräumt – Der Jahresabschluss für dein Design-Business | Teil 2 digital

digitaler jahresabschluss für dein Design-Business | © Gudrun Wegener AchtungDesigner.de

Du kannst nur dann neue Themen und Projekte angehen, wenn du die alten richtig abgeschlossen hast. Du brauchst Freiraum für kreative Ideen, sowohl räumlich, als auch in deinem Kopf. Und ein Jahresende ist wie dafür gemacht, alle alten und unvollendeten Dinge fertig zu bekommen.

Darum haben wir in Teil 1 dieser kleinen Artikelserie zum Jahresabschluss geschaut, wie du dein Design-Business analog aufgeräumt bekommst. Wie war es bei dir? Hast du dich von Unnötigem getrennt? Oder hast du das Jahr über deinen Arbeitsplatz gut im Blick gehabt und nur wenig zum Aufräumen gefunden?

Digitales braucht keinen Platz – Aber ist das ein Vorteil?

Während es letzte Woche um alles ging, dass du so direkt in deinem Umfeld sehen kannst, geht es heute um die Inhalte, die du nicht sofort siehst.

Der Vorteil von Digitalem ist ja, dass es quasi keinen echten Platz wegnimmt. Guck dir alleine mal an, wie klein externe Festplatten inzwischen sind. Da passen locker 1 TB – 2 TB drauf und die musst du erst einmal vollkriegen. Kundenprojekte, Skizzen, Texte, Rechnungen, E-Books, Musik, Fotos – alles womit du tagtäglich arbeitest ist irgendwo digital hinterlegt. Wenn du willst, kann dein ganzes Büro digital und papierlos sein.

Da ist auch die Verlockung groß, es mit dem digitalen Aufräumen nicht so genau zu nehmen.

Doch spätestens, wenn du etwas suchst, wenn dein Postfach überquillt oder du deine Auftragsunterlagen nicht mehr auseinanderhalten kannst, hast du ein Problem. Aber dann erst mit dem Ordnung schaffen anzufangen ist mühselig, finde ich.

Aufräumen zum Jahresabschluss – digitale Inhalte

Darum geht es jetzt ans digitale Aufräumen. Also Rechner an, Festplatten rausuchen und das Smartphone oder Tablet noch mal an den Strom – wir legen los.

  1. E-Mail-Postfach
    Ein leidiges Thema, gerade wenn du mehrere E-Mail-Adressen hast. Jeden Tag kommen dutzende Mails rein und von der vielgelobten „Zero Inbox“ bin ich zumindest im Alltag meilenweit entfernt. Damit ist jetzt Schluss. Zum Jahresende wird alles beantwortet, archiviert, gespeichert, wegsortiert und gelöscht, was zu abgeschlossenen Projekten gehört. Und es fühlt sich großartig an zu sehen, wie der Posteingang immer kleiner und kleiner wird.
  2. Kundenaufträge archivieren
    Abgeschlossene Kundenaufträge archiviere ich in einem Extraordner. Der Aufbau ist dabei immer der Gleiche: Ordner mit dem Jahr „2016“, darin die Aufträge in Ordnern „fortlaufende Nummer Jahr-Monat Kundenprojekt“ und in dem Ordner sämtliche Daten rund um den Auftrag „01 Material, 02 Entwürfe, 03 Final an Kunden, 04 Mails, …“. Dieses System kann ich empfehlen. Es funktioniert gut und ist auch nach Jahren noch leicht nachvollziehbar.

    Meine Ablage von Kundenaufträgen / Jahresabschluss digital @Achtung Designer Gudrun Wegener

    Mein Ablagesystem für Aufträge: Ordner mit fortlaufender Nummer, dem Jahr-Monat und dem Projektnamen. In den Ordnern sind dann alle Daten hinterlegt.

    Zusätzlich mach ich mir einen A5-Ausdruck vom finalen Design und notiere mir darauf die Auftragsnummer, so dass ich schnell die gesuchten Aufträge wiederfinden kann. Inzwischen sind so schon einige Ordner zusammengekommen.
  3. Kundendaten
    Bei der Gelegenheit kannst du auch schauen, ob deine hinterlegten Kundendaten noch aktuell sind. Stimmen die Ansprechpartner und Telefonnummern noch? (Das ist auch praktisch, wenn du Weihnachtsgrüße an deine Auftraggeber und Partner verschicken willst.)
  4. Rechner entmüllen
    Wie steht es um deinen Desktop? Wieviele Daten hast in deinem Papierkorb abgelegt? Und was hat sich alles in deinem Download-Order gesammelt? Wenn du jetzt ertappt schmunzelst, ist es an der Zeit auch hier mal aufmerksam durchzuräumen. Behalte nur was du wirklich noch gebrauchen kannst. Aber lass es nicht einfach dort wo es jetzt ist. Lege dir sinnvolle neue Ordner an und hinterlege die Sachen dort so, dass du sie dort 1. suchen würdest und 2. dort auch wiederfindest. Benenne die Daten gegebenenfalls neu, so dass klar wird was sich dahinter verbringt. Am Mac kannst du Tags vergeben und so logische Schlagworte für deine Dateien anlegen. Das ist ungemein praktisch.
  5. Smartphone und Tablet
    Ein anderes Endgerät, eine andere Baustelle. Gerade wenn du viel auf dem Tablet zeichnest, kommt hier einiges an Daten zusammen.

    digital aufräumen - Paper53 / Achtung Designer © Gudrun Wegener

    Meine Zeichenprogramme sind noch voll von alten Skizzen und Illus. Die können wegsortiert werden. | Screenshot von meinem Paper53 auf dem iPad

  6. Google Drive, Dropbox und Co.
    Wenn du mehr als einen Arbeitsplatz hast oder gerne von verschiedenen Geräten aus auf deine Daten zugreifst, hast du sicher auch einen Cloud Speicher. Google Drive, Dropbox und Co. sind ungemein praktisch. Aber auch diese werden im Laufe des Jahres gerne zu digitalen Restboxen. Guck was weg kann und was zu Kundenprojekten gehört und was du sinnvoll in geeigneten Ordnern ablegen solltest.
  7. Evernote, Trello, Pocket & Co.
    Online-Tools in denen du Daten, Links, Informationen und ganz allgemein Wissen hinterlegen kannst, machen dir den Arbeitsalltag leichter. Aber nur, wenn du den Überblick behältst. Auch hier lohnt es sich einmal mit dem digitalen Besen durchzukehren und zu löschen was weg kann.
  8. E-Books, Worksheets, Checklisten & Co.
    Viele Blogs und Websites stellen tolle und wirklich hochwertige Materialien zur Verfügung. Diese unterstützen dich auf deinem Weg durch die Selbstständigkeit und sind ein toller Fundus für dich. Aber nur, wenn du die Sachen auch wirklich bearbeitest. Guck deine gesammelten Blogartikel, E-Books, Checklisten und Worksheets durch und entscheide was wirklich bleiben soll. Gerne auch großzügig löschen, denn du findest diese oder ähnliche Inhalte in der Regel per Google-Suchanfrage wieder, falls du sie später doch noch mal brauchen solltest.
  9. Backup
    Wie steht es um deine Sicherheitskopien? Dank Time Machine ist es einfach regelmäßige Backups vom Rechner zu machen. Aber denke bitte auch an deine externen Festplatten, deine Website und die Inhalte auf deinem Smartphone und Tablet. Es wäre wirklich ärgerlich, wenn du deine persönlichen Daten verlieren würdest. Und es wäre eine Katastrophe, wenn du Kundendaten verlierst.
  10. Software
    Du bist bis jetzt gekommen? Super, dann hast du richtig viel geschafft. Mein letzter Tipp für dich bezieht sich auf deine Software. Es ist ganz normal, dass du als Selbstständiger so einiges an Software für deine Designs, dein Marketing, deine Buchhaltung oder deine Büroarbeit ausprobiert. Oft sind es nur kleine Helferlein für wenige Euros oder Dollar pro Jahr. Aber nicht alles ist dann wirklich hilfreich. Jetzt wo alles durchgeräumt ist, wäre ein guter Moment auch hier zu entscheiden, was dir wirklich weiterhilft. Aktualisiere was gut für dein Design-Business ist und kündige den Rest.

Fazit

Das Jahr 2016 war lang, anstrengend und aufregend. Durch das Aufräumen jetzt zum Jahresabschluss hast du noch einmal eine guten Überblick über dein Erfolge und Herausforderungen bekommen.

Bist du zufrieden?
Was möchtest du nächstes Jahr anders machen?
Und welche Ziele stehen für 2017 auf deiner Wunschliste?

Ich freue mich sehr, dass ich dich mit „Achtung Designer“ ein Stückchen begleiten konnte und hoffe das ich dir mit meinen Artikeln neue Ideen und Impulse für dein Design-Business geben konnte. Als selbstständige Designerin und Kreative zu arbeiten, ist für mich der beste Beruf auf der Welt. Nicht immer einfach, aber wunderbar. Und genau dieses Gefühl und die Begeisterung möchte ich mit dir teilen.

Und jetzt ist Feierabend!
Zumindest für 2016.

Ich verabschiede mich und wünsche dir wundervolle Weihnachten und einen großartigen Start ins neue Jahr!

Alles Liebe,
Gudrun von Achtung Designer

Autor:

Hi, ich bin Gudrun und freiberufliche Designerin. Im "bilderbuero" bin ich im Einsatz mit Stift, Maus und Herzblut für tolle Infografiken, Sketchnotes & visuelles Storytelling. Darüber wie man sich ein Design-Business aufbaut, dass einen kreativ, zufrieden und erfolgreich macht, schreibe ich hier auf "Achtung Designer".

2 Kommentare Schreibe einen Kommentar

  1. Hi Gudrun,

    klasse Liste. Die werde ich wohl noch abarbeiten müssen.
    Ich benutze eine ähnliche Ordnerstruktur für Kundenprojekte. Das ist ungemein wichtig.
    So…ich setzte mich mal an meine Festplatten und räume auf. Dann kann das Jahr 2017 kommen.

    Antworten

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