Ein papierloses Büro für Designer? Nein danke, für mich nicht.

Arbeitsweise & Projektorganisation | 3 Kommentare

Hast du schon deine ganzen Prozesse und die Abläufe rund um dein Design-Business digitalisiert? Endlich dein papierloses Büro, bei dem du alles online findest, egal, auf welchem Gerät du arbeitest und wo du gerade bist?
Ich gebe zu der Gedanke hat seine Reize. Vor allem, wenn man wie ich, gerne seine Gedanken und Notizen irgendwo auf eine Zettel kritzelt und dann zwangsläufig später in den (unverwüstlichen) Schreibtischbergen suchen muss. Darum habe ich die letzten Wochen damit verbracht nach der passenden Lösung für mein internes „Büro-Chaos“ zu suchen.

Ist digital im papierlosen Büro alles besser?

Das papierlose Büro ist das Beste, um organisiert, immer auf den neusten Stand und ortsunabhängig zu sein. Heißt es zumindest immer wieder, wenn man sich mit Tipps und Ratgebern rund um das Thema fokussiertes Arbeiten und Organisieren beschäftigt. Aber stimmt das denn überhaupt?
Ich hab es ausprobiert und für etwa 1 Jahr alle meinen Aufgaben im Büro mit dem Aufgabenverwaltungstool ToDoist gesammelt und dann mit Trello organisiert.

An Anfang hat das auch gut geklappt. Ich hatte alles im Blick, fand mich gut zurecht und konnte schnell und effektiv arbeiten. Bis zu dem Zeitpunkt, wo die Liste an Aufgaben immer länger wurde und ich in Trello mehr Boards hatte, als ich überblicken konnte. Unbegrenzt Platz zu haben ist nicht immer vor Vorteil, weil die Arbeit mit digitalen Tools für mich zu beliebig wurde.
Und da hab ich erkannt, dass digital überhaupt nicht automatisch besser ist. Nein, es verlangt die gleiche Sorgfalt und Organisation, wie jedes andere System auch. Das ist eigentlich nicht überraschend und doch ein guter Grund zu hinterfragen, wie groß die Vorteile eines papierlosen Büros für mich tatsächlich sind.

Zitat / papierloses Büro für Designer / AchtungDesigner.de

Papier verlangt mehr Fokus

Klar gibt es ganz offensichtliche Vorteile, wenn man online bzw. papierlos arbeitet. Alles ist an einem Ort, man hat unbegrenzt viel Platz, es wird kein Papier verbraucht und man kann jederzeit und von überall mit den Daten arbeiten …

ABER: Bringen dich diese Vorteile überhaupt weiter?
Mich jedenfalls nicht.

  • Ich arbeite zu 90% in meinem Büro und brauche gar nicht überall und jederzeit an meine Arbeitsdaten kommen. (Will ich auch nicht, denn meine Freizeit ist mir wichtig.)
  • Ich arbeite alleine. Ob meine Teammitglieder jederzeit den Stand der Aufgaben einsehen können oder nicht, spielt für mich einfach keine Rolle.
  • Ich mag Papier. Und das wird sich auch nicht ändern.
  • Wenn ich etwas auf Papier aufschreibe und dann nach dem Erledigen durchstreiche, hat das eine ganz andere Wirkung auf mich, als wenn ich einen digitalen Haken setze und die Aufgabe ist einfach „verschwunden“.
  • Und das Wichtigste: Papier hat begrenzten Platz. Darum bin ich gezwungen mich zu fokussieren und mir genau zu überlegen, was ich will, bevor ich es aufschreibe.

Ich weiß natürlich, dass diese Argumente so nur für mich gelten. Für dich kann es ganz anders sein. Ich kenne auch genug Fälle, bei denen Designer alles digital abgelegt und organisiert haben und damit sehr zufrieden und koordiniert sind.

Für mich führt der begrenzte Platz auf Papier zu mehr Fokus und bei dir vielleicht zu einem Gefühl von Platznot und Enge. Wie so oft bei Kreativen gibt es nicht den einen richtigen Weg, der dann für alle passt.

Papierloses Büro für Designer? Nein danke, für mich nicht. // AchtungDesigner.de

Also gibt es kein papierloses Büro bei Achtung Designer?

Nein, gibt es nicht. Stattdessen habe ich für meine Ideen, Aufgaben und Projekte 3 schöne und hochwertige Notizbücher im Büro liegen.

Das 1. Buch ist für meine Ideen.
Hier sammle ich alles, was mir einfällt und was ich vielleicht noch einmal brauchen kann. Auch Mitschriften von Treffen, Konferenzen oder Webinaren und Ähnlichem sammle ich hier. Das ist meine bunte Ideen-Fundgrube.

Das 2. Buch ist für meine Aufträge und Projekte.
Ist ein Auftrag erteilt oder hab ich ein neues Projekt für Achtung Designer geplant, so schreibe ich es mit allen Teilaufgaben in mein Auftragsbuch. Hier ist kein Platz für „vielleicht“ oder „Da muss ich dann mal schauen“, sondern nur ganz klar formulierte Arbeitsschritte. Jede neue Seite ist ein Projekt. So hab ich alles an einem Ort und sehe trotzdem immer nur eine Sache zu Zeit, was mir sehr dabei hilft fokussiert zu bleiben.

Das 3. Buch ist für die täglichen Aufgaben.
Hier trage ich mir für jeden Tag 3-5 Aufgaben ein, die sich aus den laufenden Projekten aus Buch 2 ergeben. Diese Aufgaben setze ich dann auch immer um. Was fertig ist, wird durchgestrichen. Es ist einfach ein gutes Gefühl, weil es mir sprichwörtlich vor Augen führt, was ich geschafft und erreicht habe.
Ganz auf digitale Tools und Arbeitsprozesse verzichten kann und möchte ich aber trotzdem nicht. Vor allem auf meinen digitalen Kalender kann und will ich nicht missen. Auch bei meinen Infografiken und Onlinekursen handelt es sich ja um rein digitale Produkte, die ich sehr schätze und gerne online gestalte. Ich weiß, wann ich von den digitalen Möglichkeiten profitiere und das ist auch gut so. Keine Frage.

Fazit

Papierlos im Büro zu arbeiten kann ich mir nicht vorstellen. Dazu liebe ich Papier, Stifte und auch die Haptik von analogem Material zu sehr. Meine Arbeitsweise ist fokussierter und erfüllender, wenn ich etwas erst notiere und dann durchstreichen kann.

Aber ich überlege mir inzwischen auch sehr genau, ob eine digitale Lösung wirklich immer der beste Weg für mich ist. ToDoist zum Beispiel begleitet mich immer noch, als Sammelpunkt für Dinge, die mir unterwegs einfallen, wenn ich nicht im Büro bin. Von hier aus kann ich die Aufgaben/Ideen dann am nächsten Arbeitstag in meine Bücher übertragen und weiterverarbeiten. Aber es ist nicht mehr mein Hauptwerkzeug, sondern nur eine Ergänzung.

Trello nutze ich nur noch sehr ausgewählt und mit dem Bewusstsein, dass es einem internationalen Unternehmen gehört und dementsprechend andere Datenschutzbestimmungen hat, als ein deutsches Unternehmen. Kundendaten speichere ich aus diesem Grund hier nicht mehr ab.

Wie weit hast du dein Büro und deine ganze Arbeit als Designer digitalisiert? Wo siehst du Nachteile und welche Vorteile haben dich überzeugt? Ich bin gespannt auf deine Meinung und freie mich über deine Kommentare.

Der Artikel wurde zuletzt im April 2018 aktualisiert.
Fotocredit Titelbild:

Gudrun Wegener / bilderbuero / Achtung Designer

Gudrun Wegener

Hi, ich bin Gudrun und Designerin aus Hamburg. Im „bilderbuero“ bin ich im Einsatz mit Stift, Maus und Herzblut für tolle Infografiken & visuelles Storytelling. Darüber wie man sich ein Design-Business aufbaut, dass einen kreativ, zufrieden und erfolgreich macht, schreibe ich hier auf „Achtung Designer“.

Kommentare:

3 Kommentare

  1. Kann ich alles genauso digital und haptisch unterschreiben, Sogar die 3 Notizbücher 😉

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    • Das ist ja toll, Sarah. Dann bin ich mit meiner Liebe zu Papier und dem Durchstreichen nicht alleine. 🙂

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  2. Hallo Gudrun,
    vielen Dank für deinen sehr ehrlichen Artikel!
    Auch ich beschäftige mich seit Jahren mit dem Thema papierloses Büro, Aufgabenlisten, Ideensammlung, Projekte koordinieren und Co.
    Ich für mich ganz alleine habe endlich das papierlose Büro etablieren können, aber der Weg war lang und stolperig. Nur zum Scribbeln von Ideen und Aufträgen nehme ich mein Moleskine zur Hand. Meine Passion zu Papier und Stift ging auch mir nicht verloren. 😍
    Ich arbeite oft unterwegs, habe immer und ständig Ideen und Aufgaben, die festgehalten und delegiert werden müssen. Dafür ist mein System perfekt gereift. In unserer Firmengruppe muss ich neben 2 Azubis auch Texter, externe Freelancer, interne Mitarbeiter koordinieren, sowohl die Zusammenarbeit aller Familienmitglieder muss knackig funktionieren. Und das ist echt eine Mammutaufgabe!
    Ein richtig ordentlich funktionierendes Aufgaben-/Projekte-Tool haben wir bis heute nicht gefunden. 10 dürften wir mittlerweile schon probiert haben 😅 Es bleibt also weiter spannend.
    Doch alleine schon den Meilenstein endlich bewältigt zu haben, dass ich mich selber auf der Reihe habe, wirkt sich extrem auf alles Folgende aus 💪🏻
    Cheerio, Janine vom Team SalierBlog 🤓

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