Warum du immer deine Zeit tracken solltest - Achtung Designer
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Warum du immer deine Zeit tracken solltest, selbst wenn du nicht per Stundensatz abrechnest

Warum du deine Zeit tracken solltest / Achtung Designer © Gudrun Wegener

Selbstständig sein ist großartig. Du kannst dir deine Zeit frei einteilen und alleine über deine Projekte und deren Dauer entscheiden. Das ist doch super! Aber es hat auch seine Tücken. Dann nämlich, wenn du den Überblick darüber verlierst, wofür du deine Zeit investierst.

Weißt du wie lange du im Durchschnitt für deine Arbeit brauchst?

Dabei spielt es keine Rolle, ob du an Kundenprojekten arbeitest, deine Website aktualisierst oder Zeit in deine Büroorganisation steckst. Oder kannst du aus dem Stehgreif sagen wie viele Stunden du im Monat mit dem Erstellen von Rechnungen und Angeboten verbringst?

Okay, jetzt kannst du sagen, dass es doch keine Rolle spielt, solange du deine Designaufträge pünktlich bei deinen Auftraggebern abgibst. Aber das stimmt nicht ganz.

Denn auch wenn wir alle unseren Job lieben, machen wir ihn nicht zum Spaß, sondern weil wir damit unseren Lebensunterhalt verdienen wollen. Und dann macht es einen großen Unterschied, ob wir unsere Zeit richtig kalkulieren und einschätzen.
Denn die Differenz zwischen „Dafür brauche ich etwa 6 Stunden x 70 Euro Stundensatz = 420 Euro.“ und „Ich hab 420 Euro veranschlagt und in Wirklichkeit aber 12 Stunden gebraucht = 35 Stundensatz“ ist enorm.

Du musst wissen wie lange du brauchst, damit deine Stundensätze stimmen

„Was nimmst du für so eine Grafik?“ Das ist eine Frage, die du wahrscheinlich regelmäßig von deinen Auftraggebern und Kollegen zu hören bekommst. Was sagst du dann? Weißt du wie lange du für die Entwürfe, die Korrekturen und die Umsetzung brauchst?

Wenn du regelmäßig deine Zeiten trackst, kannst du die Dauer realistisch einplanen und auf die Frage professionell antworten. Und was noch viel wichtiger ist: du sagst nichts, bei dem du später draufzahlen wirst.

„Für so eine Grafik mit durchschnittlichem Aufwand, kalkulieren ich die Summe x. Der finale Preis ist dann abhängig von deinen eigenen Wünschen und den Nutzungsrechten, die du für die Grafik brauchst. Ein individuelles Angebot erstelle ich dir gerne nach einem ausführlichen Briefing.“

Mit dieser Antwort gibst du deinem Auftraggeber eine ungefähre Hausnummer, ohne dich vorschnell festzulegen. So können dein Kunde und du entscheiden ob ihr finanziell zusammenpasst, bevor du viel Zeit in ein Angebot investierst, aus dem dann doch nichts wird. Das schont deine Nerven und auch die deines Kunden.

Setzt du deinen Preis aber zu niedrig an, weil du nicht genau weißt wie lange es durchschnittlich dauert, zahlst du im schlechtesten Fall viel Lehrgeld und erreichst nie deinen gewünschten Stundensatz.

Welche Bereiche in deinem Business sind echte Zeitfresser?

Ein anderer großer Vorteil durch die Zeiterfassung ist, dass du herausfindest wo deine Zeitfresser sind. Und ich meine vor allem die unscheinbaren Posten, die du so noch gar nicht wahrgenommen hast.

  • Wie lange brauchst du um deine Rechnungen und Angebote zu schreiben?
  • Wie lange brauchst du um deine Social Media-Posts zu planen und zu veröffentlichen?
  • Was ist mit deiner Buchhaltung?
  • Wieviel Zeit verbringst du damit Mails zu schreiben, zu lesen, zu löschen und zu beantworten?
  • Beherrscht du die Software, die du auf dem Rechner hast?
  • Wie viel länger brauchst du für deine Aufträge, weil dein Equipment veraltet ist?

Die Liste kannst du einfach erweitern, so dass sie gut zu deinem Berufsalltag passt. Guck mal mit offenen Augen womit du deinen Tag im Büro verbringst.

Zeit tracken leicht gemacht

Für deine grundsätzliche Zeiterfassung kannst du alles nutzen, was gut zu dir und deiner Arbeitsweise passt. Egal ob du gerne mit digitalen Tools arbeitest, alles am Notizbuch festhältst oder dir deine Zeiten lieber auf einem Post-it notierst, dass du dir an den Rechner klebst. Selbst dein Handy mit seiner Stoppuhr kannst du gut für deine Zeiterfassung nutzen.

Daneben gibt es auch professionelle Tools, die dir dabei helfen aufzulisten womit du deine Zeit verbringst. Rescue Time ist eines von ihnen. In der kostenlosen Lite-Version kannst du zwar nur deine Aktivitäten auf Websites tracken, aber auch das ist für den Anfang schon aufschlussreich. Das kostenpflichtige Toggl hat sehr viel mehr Funktionen und sich extra auf Zeiterfassung für Unternehmer spezialisiert.

Das Prinzip ist aber immer das Gleiche. Notiere dir welche Tätigkeiten du im Verlaufe deines Tages erledigst und halte fest wie lange du in Wirklichkeit dafür brauchst.

Und jetzt mach was aus diesem Wissen

Mit dem Wissen um deine Zeitaufteilung alleine, kommst du natürlich nicht weiter. Du musst auch etwas aus diesem Wissen machen. Denn indem du deine größten Zeitfresser im Büroalltag identifiziert hast, kannst du auch effektiv an deinem Business arbeiten und etwas für dich verbessern.

  • Wenn dich deine Buchhaltung nervt, dann gib deine Unterlagen an einen Steuerberater.
  • Wenn du lange brauchst, um deinen Kunden immer wieder die gleichen oder ähnlichen Sachverhalte zu erklären, dann mach die einmal richtig gute Vorlagen, die du dann immer wieder verwenden kannst.
  • Wenn du jeden Tag ewig darauf warten musst, dass die Rechner deine Photoshop-Dateien speichert, dann investiere in einen neuen Computer.
  • Und wenn du noch immer nicht genau weißt was man wann wo genau in deinem Videoprogramm einstellen kann, dann nimm dir einmal Zeit und arbeite dich richtig ein. Die Zeit sparst du dir bei jedem folgenden Projekt ein.

Fazit

Indem du herausfindest wie lange du für deine Arbeit brauchst, kannst du viel für dich gewinnen. Nicht nur wenn es darum geht Aufträge realistisch zu kalkulieren, sondern auch in jedem anderen Bereich deiner Selbstständigkeit.

Erst in dem Moment wo du deinen Zeitfresser identifizierst, kannst du sie auch gezielt angehen und eventuell verändern.

Und deine zusätzliche gewonnene freie Zeit kannst du dann für andere kreative Dinge und Projekte nutzen, die dir wichtig sind. Oder für mehr Freizeit. Denn auch diese sollte nicht zu kurz kommen.


Wie gehst du mit dem Thema Zeiterfassung um? Nutzt du ein bestimmtes Tool zum Zeit tracken oder hast du Tipps wie du deinen Designeralltag effektiv strukturierst? Ich freue mich auf deine Meinung.

Autor:

Hi, ich bin Gudrun und freiberufliche Designerin. Im "bilderbuero" bin ich im Einsatz mit Stift, Maus und Herzblut für tolle Infografiken, Sketchnotes & visuelles Storytelling. Darüber wie man sich ein Design-Business aufbaut, dass einen kreativ, zufrieden und erfolgreich macht, schreibe ich hier auf "Achtung Designer".

4 Kommentare Schreibe einen Kommentar

  1. Ich mache meine Zeiterfassung direkt im Webbrowser über die Zeiterfassungssoftware von Gecosoft … sehr praktisch weil ich so an kein Betriebssystem gebunden bin bzw jedes Internetfähige Endgerät nutzen kann.

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  2. Hallo Gudrun,

    super Artikel, du sprichst mir aus dem Herzen. Ich bin Innenarchitekt und Designer und arbeite als Teilzeitselbstäbdiger 😁
    Seit dem ich meine Zeiten tracke bekomme ich ein immer Besseres Gefühl und mehr Sicherheit in meinen Aufträgen. Ich tracke übrigiens auch mit Toggle, die haben auch eine Kostenlose Variant zum Start reicht das alle mal. Erst wenn du genaue Reports holen willst und damit tiefer in die Buchhaltung gehen willst kostet es dann 9€ im Monat.

    Freu mich auch deine nächsten Artikel.
    LG
    Stefan

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